S PRAVILOM 1-3-5 ĆETE BITI DUPLO PRODUKTIVNIJI: Rešite sve obaveze sa TO DO liste jednim trikom

Krivicu za neispunjavanje svih obaveza u toku dana najčešće pripisujemo svom perfekcionizmu, a jasno je da se distrakcije dešavaju, a savladavanje veštine pravljenja spiska obaveza nije nimalo lak zadatak. I stručnjaci se slažu: zajednička borba sa spiskovima obaveza je stvarna - 41 procenat stavki na spisku nikada nije završeno. Na scenu stupa pravilo 1-3-5. Da li je to rešenje za naše probleme sa TO DO listama i produktivnošću? Nastavite da čitate i saznajte sami.

Kako primeniti pravilo 1-3-5?

Prvi korak je kreiranje sveobuhvatne velike liste svega što treba da obavite. Zatim, suzite tu listu u pregledniji dnevni spisak obaveza. Izaberite jedan veliki zadatak, tri srednja zadatka i pet malih zadataka za obavljanje u jednom danu, tako da vaš dnevni spisak obaveza sadrži samo tih devet stavki. Na primer, ako imate veliki projekat koji treba da predate do kraja nedelje, identifikovali biste to kao vaš jedan veliki zadatak. Zatim biste identifikovali tri srednja zadatka, kao što su praćenje sa klijentom, izrada beleški za sastanak i slanje faktura. Na kraju, pet manjih zadataka bi zaokružilo vaš spisak. To bi moglo biti odgovaranje na prioritetne e-mejlove, postavljanje vremena za sastanke, provera sa članovima tima ili bilo šta drugo što imate na umu, a ne traži previše vremena za završetak.

Međutim, to je lakše reći nego učiniti, zar ne? "Znam da može biti teško svesti spisak obaveza na 1-3-5, ali je važno prioritizovati," rekla je Cavoulacos. "Sviđalo vam se to ili ne, imate samo određeni broj sati u danu, i završićete samo određeni broj stvari. Tera vas da izaberete 1-3-5 spisak znači da će stvari koje završite biti stvari koje ste izabrali da radite - umesto onoga što se jednostavno dogodilo da bude završeno." Ukratko: Imajući svoj 1-3-5 spisak pri ruci pre nego što počnete dan, bićete svesni svog vremena i fokusa i dati prioritet važnim zadacima.

Saveti za najbolje iskorišćenje pravila 1-3-5

Sada kada imate jasan okvir za strukturiranje svog dana, vreme je da pravilo 1-3-5 stavite u praksu. Evo nekoliko saveta podržanih od strane stručnjaka koji vam mogu pomoći da imate koristi od primene ovog pravila.

Napravite specifične zadatke

Kada pišemo naše spiskove obaveza, obično zapisujemo svaki zadatak u nekoliko reči. Napišite jasne, akcione zadatke tako da kada dođete do svakog zadatka, spremni ste da ga rešite. Na primer, umesto što jednostavno napišete "e-mejlovi" na svom 1-3-5 spisku, napišite "razvrstati e-mejlove u odgovarajuće kategorije" ili "odgovoriti na označene e-mejlove."

Počnite sa najtežim zadatkom

Prema Brajanu Trejsiju, autoru legendarnog knjige o produktivnosti, Jedite tu žabu! (više od 450.000 prodatih primeraka i prevedena na 23 jezika), ako prva stvar koju svako jutro uradite jeste da pojedete živu žabu, onda ste završili najtežu stvar za taj dan. "Vaša 'žaba' je vaš najveći, najvažniji zadatak", rekao je Trejsi. "To je onaj na koji ćete najverovatnije odugovlačiti ako ne preduzmete nešto u vezi s tim. Dakle, 'pojedi tu žabu' je još jedan način da se kaže da ako imate dva važna zadatka pred sobom, počnite sa najvećim, najtežim i najvažnijim zadatkom prvo." Drugim rečima, napravite svoju "žabu", odnosno svoj jedan veliki zadatak, najtežom stvari, onim što ste dugo odlagali.

Napišite svoj 1-3-5 spisak unapred

"Pre nego što napustite posao, izdvojite nekoliko minuta da definišete svoj 1-3-5 za sledeći dan tako da budete spremni da odmah počnete da radite ujutru", preporučila je Cavoulacos. Bilo da je to pre nego što zatvorite svoj laptop za dan ili prvo ujutru, izdvojite vreme da sednete i pažljivo planirajte svoj 1-3-5 spisak. Na kraju ćete uštedeti vreme kada izdvojite dodatnih 5-10 minuta da svoj spisak napravite namenski umesto da to radite impulsivno.

Budite fleksibilni

Ako vam devet stavki na spisku obaveza i dalje deluje preteško ili ako su vaši dani ispunjeni sastancima, možda ćete morati smanjiti broj stavki. Počnite sa 1-2-3 i polako pređite na 1-3-5. Urednici The Muse-a koji su isprobali pravilo 1-3-5 sugerišu ostavljanje nekih mesta praznim za popunjavanje kako se stvari pojave, pogotovo ako vam u poslu bude dosta neočekivanih zadataka. Ne zaglavljujte se na brojevima ili logistici. Isprobajte 1-3-5 (ili svoju verziju) kako biste se usredsredili na stvari koje su vama najvažnije. To je jednostavno kao 1-2-3 ili 1-3-5.

 Bonus video

Izvor: Wanted A.N.