9 SAVETA KAKO BITI PRODUKTIVNIJI: Precrtaćete listu obaveza brže nego što ste mislili

Ništa nije bolje od zadovoljstva kada precrtamo zadatak sa liste obaveza. Sada pomnožite taj osećaj sa deset u dane kada precrtam svaku stavku sa svoje to-do liste, i mogu sa sigurnošću da kažem da sam imala produktivan dan. Ali, nažalost, produktivni radni dani nisu uvek pravilo. Postoji mnogo stvari koje mogu uticati na našu produktivnost, kao što su zahtevi u poslednjem trenutku, razne distrakcije, životni događaji i još mnogo toga.

Poboljšanje vaše produktivnosti može biti jednostavnije nego što mislite. Počnite sa malim stvarima koje možete da uradite kako biste postigli uspeh.

1. Pojednostavite svoj radni prostor

Produktivan radni dan počinje pre nego što otvorite laptop. Da biste poboljšali svoju produktivnost, počnite sa pojednostavljivanjem radnog mesta. To znači da mesto na kom radite treba da bude potpuno sređeno kako biste mogli da postignete uspeh. Uverite se da na radnoj površini nema nereda. Imajte sve što vam je potrebno za taj dan na dohvat ruke, tako da ne ustajete stalno da biste pronašli stvari. Ovo uključuje sve što vam može zatrebati tokom dana, kao što su punjač za računar, slušalice, notebook i olovka. Ako ste kod kuće, pronađite miran prostor u kom vas niko ili ništa neće ometati. Kreiranjem efikasnog radnog prostora, možete trošiti svoje vreme fokusirajući se na svoju listu zadataka, a ne na nered ili predmete koji su vam potrebni.

2. Ograničite smetnje

Ograničavanje smetnji na poslu je možda lakše reći nego uraditi. Naše najveće smetnje na poslu mogu biti upravo ono što nam je potrebno da bismo završili zadatke. Govorim o internetu i telefonima. Ove smetnje olakšavaju gubljenje vremena. Znaš kako to ide. Prekidate telefonski poziv i dok vam je telefon tu, odlučite da proverite društvene mreže, a zatim 15 minuta kasnije zaboravite na čemu ste trebali da radite. Jedan od najboljih trikova za produktivnost za ograničavanje ometanja je samosvest da znate šta vam najviše smeta. Da li je to tvoj telefon? Odlično, stavite ga van domašaja kada vam ne treba tokom radnog dana. Da li je ustajanje za razgovar sa kolegama? Svaki dan odvojite određeno vreme za ćaskanje kako biste efikasnije upravljali vremenom. Šta god da smatrate da vam smeta (i budite iskreni prema sebi!), napravite plan da to i ublažite.

3. Fokusirajte se na jedan po jedan zadatak

Multitasking je mit. Nije moguće fokusirati se na više od jednog zadatka u isto vreme. Jedini način da prođete kroz listu obaveza je da se fokusirate na jedan po jedan zadatak. Dakle, u najmanju ruku, identifikujte tri prioritetna zadatka koja treba da ispunite da biste osećali da napredujete u svojim ciljevima. Ako se fokusirate na jedan po jedan zadatak i u potpunosti završite tri zadatka, bićete mnogo efikasniji nego da skačete sa jednog zadatka na drugi i završite samo polovinu od šest zadataka.

4. Prvo uradite najteži zadatak

Znate onaj zadatak koji uvek odlažete jer se plašite da odvojite vreme da ga uradite? Prvo uradite taj zadatak. Da, znam da je teško. Ali ako želite da povećate svoju produktivnost na poslu, prvo uradite najteži zadatak na svojoj listi. Osećaćete se tako ostvareno kada ga konačno precrtate. Ako se mučite da započnete, podesite tajmer na 15 minuta. Recite sebi da ćete raditi na tome 15 minuta, a ako to i dalje ne osećate ili ne uhvatite svoj tok, preći ćete na nešto drugo. Ali kladim se kada počnete, zadatak će biti lakši nego što ste mislili, ili ćete biti u tako dobrom stanju da ćete samo poželeti da nastavite i precrtate ga.

5. Postavite male ciljeve

Svi imamo one projekte na našoj listi obaveza koji se čine nepremostivim. Projekti koji se čine nemogućim i kao da ima toliko toga da se uradi da jednostavno ne želite da radite ništa. Ali stvar je u tome da ih moramo uraditi, a najbolji način da to uradimo je postavljanje malih ciljeva i ispunjavanje malih zadataka. Sledeći put kada ne budete želeli da se direktno bavite velikim projektom, zaustavite se i napravite listu prve tri stvari koje treba da uradite da biste počeli da napredujete. Ostanite fokusirani na sledeći korak koji možete da preduzmete da biste pomogli da projekat napreduje, a sledeća stvar koju znate je da ćete se osvrnuti unazad i shvatiti da ste na pola puta završili sa poslom.

6. Pravite pauze

Jedan od najboljih recepata za poboljšanje produktivnosti na poslu je da ne radite. Da, dobro ste pročitali. Dodavanje kratkih pauza u vaš dan može biti vaš ključ za obavljanje više posla. Odvajanje vremena tokom dana za odmor i punjenje baterija takođe pomaže u smanjenju stresa, što dovodi do dugoročne sreće na poslu. Sledeći put kada se osećate preopterećeno ili neproduktivno, odvojite se od svog posla i idite u kratku šetnju ili napravite brzu meditaciju. Ovo kratko vreme odsustva može biti dovoljno da vam pomogne da resetujete svoj radni dan i da oživite svoju produktivnost.

7. Koristite vremenske tehnike

Da li ste čuli za Pomodoro tehniku? To je tehnika upravljanja vremenom gde u suštini radite 25 minuta, a zatim napravite pauzu od pet minuta, a zatim ponovite. Ovi vremenski intervali pomažu da ostanete fokusirani na određene zadatke u kratkom vremenskom periodu kako biste mogli da prolazite kroz svoju listu obaveza. Ako želite da imate produktivan dan, napravite listu obaveza i odredite vremenski blok koji vam odgovara. Možda je to 25 minuta, ili možda sat vremena. Zatim postavite tajmer i posvetite se zadacima koji su vam pri ruci za taj određeni vremenski blok. Zakazivanje vremena u vašem kalendaru za obavljanje određenih zadataka takođe može biti od pomoći!

8. Delegirajte zadatke

Ako ste u poziciji u kojoj možete da delegirate posao, obavezno iskoristite jedan od najvećih saveta za poboljšanje produktivnosti. Delegiranje je veština. To ne dolazi uvek prirodno, posebno ako ste noviji vođa. Ali delegiranje posla je korist za sve uključene. Oslobađa vas da radite na svojim prioritetnim stavkama i pruža priliku za učenje za druge u vašem timu. Ako se borite sa produktivnošću na poslu, dobro pogledajte svoju listu obaveza i identifikujte zadatke koje zaista ne morate da radite, a koje možete zamoliti da ih preuzme neko drugi.

9. Postavite granice

Granice štite naše lično vreme i naše mentalno zdravlje. Ako smatrate da je razlog zašto niste najproduktivniji zbog smetnji van vaše kontrole, dajte sve od sebe da postavite granice kako biste zaštitili svoje vreme. Nekoliko načina na koje to možete da uradite je da blokirate vreme u svom kalendaru kada biste želeli da budete nedostupni drugima kako biste mogli da se usredsredite na svoj posao, da saopštite svoje potrebe svom timu (i do svog menadžera i do vršnjaka ili direktne izveštaje ako ih imate) i uzmite slobodno vreme. Ako ste prezaposleni ili toksično produktivni, odvajanje vremena od posla kako biste sebi i svom zdravlju bili najveći prioritet je najproduktivnija stvar koju možete da uradite. Ne postoji trofej za prvo mesto za sagorele na poslu.